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avec des impayés en cours ! Aussi, afin de pérenniser la valeur et l’intérêt commercial de cette base de données, il est important de réaliser une «grande actualisation» a minima une fois par an : suppression des doublons, des anciennes coordonnées puis actualisation des raisons sociales, des nouvelles coordonnées, des nouveaux contacts, etc. Le second principe concerne le choix de l’outil à utiliser pour faire vivre ce fichier. Il faut impérativement l’adapter au nombre de contacts potentiels. Ainsi, la gestion des contacts sera plus simple si vous ne vous adressez qu’à des clients profes- sionnels (B to B) en nombre limité comme les centrales d’achats des enseignes de grande distribution alimentaire. À l’opposé, si votre entreprise est spécialisée dans la vente par correspondance auprès de par- ticuliers (B to C), le nombre de contacts pourra vite exploser. Vous pouvez donc choisir entre une plé- thore d’outils disponibles : - tableur spécifique ; - logiciel de CRM / GRC ; - logiciel de gestion commerciale qui intègre le plus souvent une fonction GRC (Gestion de la Relation Client, nommé aussi CRM pour Customer Relationship Management en version anglaise) qui sup- porte l e plus souvent la base de données des contacts ; - logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning en anglais, nommé en français PGI pour Progiciel de Gestion Intégrée) qui intègre aussi une fonction GRC (qui sup- porte également la base de données des contacts). L’aspect budgétaire est fondamental dans ce choix puisqu’il va de solutions en ligne gratuites ou incluses dans des logiciels déjà détenus jusqu’à l’acquisi- tion d’une solution dédiée pouvant coûter plusieurs dizaines de milliers d’euros pour la création d’un ERP. En parallèle, il est important de mettre dans la balance les ambitions de l’entreprise d’un point de vue commercial et marketing pour ne pas ac- quérir un logiciel très performant et donc très coûteux pour au final ne pas utiliser toutes ses capacités. Un autre principe, à portée com- merciale, est de maintenir une bonne dynamique de croissance d’activité. Pour cela, vous devez alimenter ce fichier des nouveaux contacts qualifiés ou à qualifier. Plusieurs méthodes existent et sont com- plémentaires. D’abord, il est important de renseigner les prises de contact qui viennent de l’exté- rieur grâce à votre visibilité ou renommée (stratégie commerciale du «Pull» pour « tirer vers soi » vs stratégie du « Push » pour « pousser », proposer vers l’extérieur grâce au démarchage commercial, à la prospection). C’est notamment le cas des demandes de contact provenant de votre site internet ou des réseaux sociaux. Vous pouvez également consolider votre fichier en effectuant des recherches sur internet, qui est une manne d’informa- tions le plus souvent gratuite. L’inconvé- nient majeur de cette méthode est qu’il est vivement conseillé de croiser les don- nées obtenues pour validité leur véracité. N’hésitez pas non plus à ajouter tout nouveau contact établi lors d’une ren- contre formelle ou informelle, voire d’une recommandation lors de déplacements ou participations à des événements exté- rieurs comme les salons professionnels ou conventions d’affaires. Il existe égale- ment des opportunités d’achats de bases de données qualifiées et de prestations de service pour réaliser de la prospection externalisée. Pour ces deux dernières solutions, il est impératif de valider le sé- rieux des offres reçues et de mesurer un ratio théorique du coût sur le potentiel de chiffres d’affaires ou marge avant de contractualiser. Enfin, le dernier principe concerne la sécurité du fichier. Selon votre taille d’en- treprise, il faudra veiller à définir les au- torisations d’accès adaptées pour éviter d’éventuelles fuites. Créer une procédure de sauvegarde est également recomman- dé pour palier tout défaut ou attaque in- formatique qui pourrait le détruire partiel- lement ou totalement. En outre, il faut veiller à ce que votre fi- chier soit en conformité avec le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) entré en application le 23 mai 2018 et qui impose certaines règles aux entreprises qui traitent des données per- sonnelles (gestion des cookies, consen- tement...). Ainsi, seuls les fichiers qui respectent la réglementation en matière de protection de données personnelles peuvent faire l’objet d’une cession. Eux seuls sont donc légalement valorisables par l’entreprise ! > Rémy Hyacinthe Consultant AOC CONSEILS Les points essentiels à retenir • Le fichier client rentre dans la va- lorisation financière d’une entre- prise. • Définir le contenu du fichier et les paramètres de qualification. • Sélectionner l’outil en fonction du nombre de contacts potentiels, de l’ambition commerciale et marke- ting et du budget alloué. • Adapter l’outil aux ambitions com- merciales et marketing de l’en- treprise et aux autres outils infor- matiques détenus pour éviter les doubles saisies. • Renseigner le fichier à chaud avec les nouvelles informations com- merciales et comptables reçues. • Ajouter systématiquement les nou- veaux contacts établis. • Nettoyer / actualiser le fichier une fois par an. • Sécuriser cette base de données (accès autorisés, sauvegarde...). • Respecter la règlementation RGPD. Économie 19 CONNEXION - VINS DE BERGERAC ET DURAS - FÉVRIER 2023