Page 29 - LeBouscat_RapportActivites_2017

2 Agents
Elaborer et assurer la production des actes réglementaires de la collectivité.
MISSIONS
> Assister le DGS dans l’accomplissement de ses missions et être l’interface avec les services communaux.
> Gérer le Conseil Municipal.
> Gérer les actes juridiques.
> Traiter le courrier et assurer la liaison avec les différents services de la Ville et de la Métropole.
> Instruire les autorisations de taxis et les dérogations au repos dominical.
> Gérer les contrats d’assurances. CHIFFRES CLÉS
2 887 arrêtés 229 décisions
102 délibérations FAITS MARQUANTS
La création d’une nouvelle direction (Direction d’Appui et de Coordination de l’Action Publique) qui réunit le secrétariat général et les politiques contractuelles a été le principal fait marquant pour le fonctionnement quotidien du Secrétariat Général de la ville.
GRAND PROJET N°17 : SYNERGIES LOCALES
> Action n°1.3.17-5 : Procédure courrier
- Optimiser l’ensemble de la procédure du courrier entrant
- La recherche d’une meilleure efficacité de la procédure
- L’amélioration de la transparence et de l’information aux différents services de la Mairie.
− Favoriser les échanges inter- services et croiser les projets pour bénéficier de retours d’expérience.
− Améliorer la transversalité et le travail partagé.
Parallèlement, a été mise en place une nouvelle procédure de traitement du courrier entrant et sortant : dans un souci d’amélioration continue, des modifications ont été apportées ; centralisation de tous les courriers entrants (postaux, mails...), utilisation d’un nouveau tampon pour assurer un traitement plus rapide et un meilleur suivi, mise en place d’un outil de suivi des courriers dématérialisé.
Enfin, au cours de l’année, le Secrétariat Général a instauré les réunions inter services pour sécuriser la préparation des conseils municipaux.
Points d’amélioration
Nécessité de former 1 agent suite à la mise en place de la nouvelle procédure courrier.
Objectifs 2018
Mise à jour des guides de procédures destinés à l’ensemble des Directions. Proposer des outils de suivi pour sécuriser la préparation des conseils municipaux.
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Secrétariat général